Ben je benieuwd hoe je AI kunt inzetten om je werkproces te stroomlijnen, maar weet je niet waar je moet beginnen? Je bent niet de enige. De drempel lijkt misschien hoog, maar met een paar simpele stappen ontdek je al snel de voordelen van AI. In deze blog lees je hoe je makkelijk kunt starten met AI in je dagelijkse werkzaamheden.

Stap 1: Spot de tijdvreters

Kijk eerst naar de klussen die je veel tijd kosten en waar weinig creativiteit bij komt kijken. Denk aan saaie routinewerkjes zoals data invoeren, afspraken inplannen of standaard klantvragen beantwoorden. Dat soort taken zijn ideaal om te automatiseren met AI, want ze zijn repeterend en kosten veel tijd. Als je die automatisering hebt geregeld, hou je tijd over voor wat je écht leuk vindt en waar AI niet tegenop kan. Zoals creatieve campagnes bedenken. Of persoonlijk contact met je klanten.

Stap 2: Kies de juiste AI-tools

Er zijn veel AI-tools die je kunnen helpen om je werk makkelijker te maken. Voor simpele automatisering kun je bijvoorbeeld denken aan Zapier of Microsoft Power Automate. Met deze platforms maak je geautomatiseerde workflows, zonder dat je hoeft te programmeren. Stel dat je automatisch een welkomstmail wilt sturen naar nieuwe klanten, dan kun je dat met deze tools eenvoudig instellen. Of misschien wil je klantgegevens automatisch laten verwerken en analyseren om zo meer inzicht te krijgen in je doelgroep.

Neem Eva, een freelance grafisch ontwerper die zich richt op visuele content voor kleine en middelgrote bedrijven. Eva was veel tijd kwijt aan saaie administratieve klussen, zoals het bijhouden van klantgegevens, het plannen van projectvergaderingen en het beantwoorden van steeds dezelfde vragen over haar diensten. Hierdoor hield ze nauwelijks tijd over voor haar creatieve werk.

Op een gegeven moment besloot Eva AI-gebaseerde software te proberen. Ze koos voor een AI-tool die klantgegevens automatisch bijhoudt en analyseert. Daarnaast installeerde ze een chatbot op haar website die standaardvragen van klanten beantwoordt, zoals prijsinformatie en projecttijdslijnen. Voor het plannen van afspraken koppelde ze een online boekingssysteem aan haar agenda.

Het resultaat? Eva besteedt nu 50% minder tijd aan administratieve taken. Hierdoor heeft ze meer tijd om creatieve campagnes te ontwerpen en persoonlijk contact te onderhouden met haar klanten—precies waar ze het meeste energie van krijgt. En bonus: haar omzet steeg met 22%.

Stap 3: Test kleinschalig

Begin klein. Voordat je grote veranderingen doorvoert, is het verstandig om een AI-tool eerst op een kleine schaal te testen. Kies één specifieke taak en automatiseer die met een AI-tool. Houd goed in de gaten hoe het gaat en beoordeel of het naar verwachting werkt. Zo leer je de tool beter kennen, zonder dat je meteen grote risico’s neemt. Dit geeft je ook de kans om eventuele bugs of problemen op te sporen en op te lossen, voordat je besluit het breder uit te rollen.

Stap 4: Train jezelf en je team

Zorg voor trainingen of workshops waarin je collega’s leren hoe ze de nieuwe tools kunnen gebruiken. Het is belangrijk dat iedereen begrijpt hoe de software werkt en hoe het hun werk kan vereenvoudigen. Een goed getraind team kan sneller en effectiever gebruikmaken van de nieuwe technologieën, wat leidt tot een vlottere implementatie en betere resultaten.

Stap 5: Evalueer en optimaliseer

Evalueer regelmatig samen met de gebruikers hoe de AI-tools presteren. Zijn er processen die nog beter kunnen? Zijn er nieuwe taken die je kunt automatiseren? Door continu te evalueren en bij te sturen, haal je het maximale uit AI in je workflow. Laat je niet gek maken door de eindeloze stroom aan nieuwe AI-tools en plug-ins. Je hoeft ze niet allemaal te kennen. Focus op wat voor jou het belangrijkste is.

En nu?