Erwin Vogelaar interviewde me voor Intermediair over notuleren met AI. Hieronder lees je zijn tekst.

Het notuleren van meetings kan veel tijd kosten, terwijl de verslagen lang niet altijd worden gelezen. Daarom wordt deze taak steeds vaker aan AI overgelaten. Toch is er meer nodig dan simpel ChatGPT mee laten luisteren, om van AI echt een waardevolle collega te maken.

 “Zodra ik als notulist bij een opdrachtgever een verslag van een standaard AI-tool inlever, dan word ik ontslagen”, vertelt Petra Lubbers van Tekst en de rest. “Veel mensen gebruiken nu een kant en klare tool voor notuleren, maar die leveren slechte verslagen op.”

Hoewel moderne AI-tools ons veel vervelende taken uit handen kunnen geven, valt de kwaliteit nog vaak tegen. Voor veel meetings kan zo’n standaard verslag voldoende zijn, zolang de belangrijkste actiepunten maar ergens staan genoteerd. Is het echter belangrijk dat er een degelijk verslag op tafel komt, dan raadt Lubbers aan om een stap verder te gaan.

Lubbers heeft in het verleden duizenden vergaderingen genotuleerd, maar gaat mee met de tijd en leert geïnteresseerden nu via cursussen hoe ze AI kunnen inzetten om deze taak over te nemen. “Eigenlijk vindt niemand notuleren leuk en je wil er zo weinig mogelijk tijd aan kwijt zijn”, vertelt Lubbers. “Door AI in te zetten kun je tijd besparen aan een klus die je toch al niet wil doen.” Maar voordat je tijd kunt besparen, loont het om er eerst wat werk in te stoppen.

GPT maken

ChatGPT, de AI-tool van OpenAI, geeft betalende gebruikers de mogelijkheid om een GPT te maken. Een GPT is aangepaste versie van ChatGPT, die je zelf spelregels meegeeft over hoe de chatbot moet reageren, of documenten laat lezen zodat de chatbot specifieke kennis heeft.

Dat klinkt ingewikkeld, maar je hoeft daar volgens Lubbers echt geen techneut voor te zijn: “Dit kun je in een kwartiertje leren.” Aanvankelijk kost het wel wat extra tijd om de GPT helemaal naar eigen wensen te laten werken, maar zodra alles goed staat ingesteld hoef je in theorie nooit meer een verslag te schrijven.

Lubbers noemt als voorbeeld dat ze haar GPT leert dat tussenkopjes en de actiepunten dikgedrukt worden, dat het verslag op een specifieke manier wordt opgebouwd en dat er geen passieve taal wordt gebruikt. “Je kunt het vergelijken met hoe je een stagiair instructies geeft”, stelt Lubbers. Iedereen kan deze instructies zelf bepalen.

Beperkingen

Wel heeft AI nog steeds beperkingen waar je rekening mee moet houden als je de technologie voor notuleren inzet. “Een AI kan wel analyseren, maar niet nadenken”, stelt Lubbers. “Wij zijn mensen die verbanden kunnen leggen en bij- en hoofdzaken kunnen onderscheiden. Zeker door alle informatie die je hebt als je al jaren bij een bedrijf werkt.” Lubbers raadt daarom aan om zelf aan te vullen wat de AI nog niet snapt.

Daarnaast is het belangrijk om rekening te houden met de privacy, als je AI laat notuleren. De technologie is relatief nieuw en gedraagt zich nog onvoorspelbaar, waardoor opgeslagen data elders weer kan opduiken. Ook gevoelige bedrijfsinformatie.

Lubbers verbaast zich dat haar klanten hun privacy niet altijd belangrijk vinden, maar zelf vindt ze het essentieel. Zo raadt ze iedereen aan om in de instellingen van ChatGPT of andere AI-tool, aan te geven dat data niet gebruikt mag worden voor het trainen van die AI. Een andere manier om veilig met deze technologie te werken, is om een AI-tool lokaal te draaien zodat de gegevens niet naar een server worden geüpload. Dat vraagt alleen wel wat technische handigheid.

Ook blijft de vraag over wat je gaat doen met de tijd die je overhoudt door niet zelf te notuleren. “Ga je dan Netflix kijken, of doe je een andere klus?”, vraagt Lubbers zich af. “En breng je de tijd die je hiermee wint vervolgens wel in rekening bij je opdrachtgever?”

Hier Petra weer:

Het stuk eindigt met een paar open eindjes, die we natuurlijk bespreken tijdens de training Notuleren met AI.